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给美国大学发邮件需要注意的事儿

2017-07-17来源:浏览量:

给大学方面发邮件是每个美国留学的同学都避免不了的事情,不管是在申请阶段、录取阶段还是已经就读。那么怎样通过邮件清楚地表达自己的诉求并且给收件方留下好印象呢?下面的这几个方面就是你需要注意的了。

1.给美国大学发咨询邮件时的注意事项一:Email的主题(subject)不要不填,也不要太长

很多同学发邮件的一个不好习惯就是不填主题(subject),对于美国大学录取办公室的人来说,在大量的咨询邮件中,这样一封没主题的邮件是很容易被忽略的掉的。

但是,邮件的主题也不宜长,要尽量用最简短的语言概括邮件的主题。如果有紧急的事情,建议使用urgent,help之类的短语,简洁但很显眼。

2.给美国大学发咨询邮件时的注意事项二:要注意称呼

在发邮件前,首先要确定学校官网给的联系信息上有没有给出联系人的名字。如果有,强烈建议直接以该联系人姓名代替泛泛的“Dear Sir or Madam”。如果学校没有提供,那么,最好使用上面提到的“Dear Sir or Madam”这样的称呼,或者用“To Whom It May Concern”。

在此,小编温馨提醒:有些同学平时发邮件可能不喜欢写称呼,在给美国大学发咨询邮件的时候,可不能也不写称呼,这是极不礼貌的。

3.给美国大学发咨询邮件时的注意事项三:邮件正文要条理清晰

想想也知道在每年的申请旺季,美国大学录取办公室的邮箱每天都会收到很多的咨询邮件,对于回邮件的小秘来说,他们根本不会在一封邮件上花费太长的时间,所以,同学们的邮件一定要做到逻辑清晰,条理清楚,一些中国式的客气用语可以不用,并且要做到用最短的语言清楚明了的表达自己的意思。

在邮件中,要交代问题的背景后再罗列出问题。比如,在填写申请表的时候,遇到了某个不知道怎么填写的地方,那么,在写邮件时就要写明自己是一名中国学生,正在申请贵校的某某专业,在填写申请表的时候发现了某个地方不知道如何填写,而不能是一开篇就问学校某某地方应该怎么填写。因为,即使是学校招生办的人,也并不对申请表中的所有题目都了如指掌而做到一看到你的问题就知道是来自哪里的。

另外,在提问时,要从最紧要的问题开始,一封邮件最好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理,不要重复,记得要具体一点,不要太过泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。

4.给美国大学发咨询邮件时的注意事项四:收到回复后要表示感谢

美国大学录取办公室的小秘们回复邮件的速度还是挺快的,一般在他们收到邮件的当天就会有回复(因为时差,我们收到回邮时都在第二天了)。而我们同学们在收到回复之后,不管有没有用最好都回信表示感谢。

另外,如果之前没有有没有说清楚的地方,可以继续深入探讨。在回复邮件时,最好直接点“回复”键,这样原文会在下面引用,可以让对方知道你已经收到回复,更重要的是,把原文引用在下面可以有助于他回忆起你的情况。